Kodėl neveikia tradiciniai metodai?

Nuotolinis darbas kelia tam tikrų iššūkių personalo valdymo kontekste. Tradiciniai personalo valdymo metodai yra paremti tiesioginiu bendravimu ir stebėsena darbo vietoje, todėl nuotolinio darbo atveju objektyviai negali būti įgyvendinami. Žinoma, tai galima padaryti ir nuotoliniu būdu, pasinaudojant įvairiomis pokalbių programėlėmis ar tiesiog paskambinus telefonu, tačiau jei darbuotojų yra daugiau visa tai galiausiai taps painiava.

Konservatyvaus požiūrio vadovams ramybės neduoda ir stebėsena, nors dažniausiai darbuotojams sėdint biure, jei nenaudojami jokie tam skirti įrankiai, stebėsena yra tik sąlyginė. Vadovas gali bendrauti su darbuotojais, juos apklausti, fiksuoti ar tikrinti rezultatus, tačiau naudojant tradicinius metodus problemos visai išaiškėja vėliau, nepastebima tendencija, tad neįmanoma užbėgti joms už akių. Taigi, jei tai prastai veikia biure, dar prasčiau veiks darbuotojams dirbant iš savo namų.

Taip pat aktualus ir kontrolės klausimas. Klaidingai manoma, kad jei darbuotojas kasdien atvyksta į biurą, jį kontroliuoti yra lengviau. Iš tikrųjų pats kontrolės mechanizmas visiškai nesiskiria, svarbiausia laiku pastebėti neefektyvumą, klaidas ar kitas problemas ir priimti tinkamus sprendimus. Tradicinis metodas – nuolatinė darbuotojo stebėsena gali būti veiksmingas tik tada, jei tam skiriama daug dėmesio, tačiau tai pareikalauja itin didelių kaštų.

Personalo valdymas CRM sistema

Kalbant apie nuotolinį darbą, CRM sistema veikia kaip tarpinė grandis tarp darbuotojo ir vadovo. Tai tarsi įmonės vidinės komunikacijos sistema, kurioje deleguojamos užduotys, buriamos komandos, skiriami darbai specialistams.

Vienas svarbiausių CRM sistemos privalumų nuotolinio darbo organizavime yra automatizuota stebėsena. Sistemoje kiekvienas darbuotojas gali fiksuoti savo įgyvendinamų užduočių progresą, tad darbdaviui lengva stebėti tiek visos komandos, tiek pavienių darbuotojų veiklos efektyvumą. Darbo grafiko laikymasis taip pat gali būti stebimas paprastai, nes kiekvienas darbuotojas pateikia informaciją apie savo veiklą.

CRM sistemos naudojimas personalo valdymui yra pagrįstas realaus laiko informacijos kaupimu, todėl problemos yra pastebimos greičiau, laiku priimami sprendimai. Ir dar daugiau: ataskaitų modulis leidžia atlikti prognozes, todėl kai kuriuos „gaisrus“ galima užgesinti jiems dar net neprasidėjus.
Jei darbuotojams reikalingi tam tikri ištekliui, sistemoje lengvai galima sekti jų panaudojimą, likučius ir kitus duomenis. Taip išvengiama klaidų ir neatitikimų, darbuotojai gali dirbti efektyviau ir sklandžiau.

Kodėl CRM sistema tokia svarbi?

Nuotolinis darbas gali būti tiek nuolatinis, tiek laikinas darbuotojo ar darbdavio pasirinkimas. Svarbu tai, kad įdiegus CRM sistemą ši galimybė visada yra. Tokiose situacijose, kai darbuotojas yra išvykęs, neturi galimybės atvykti į darbą arba nuotolinis darbas jam yra tiesiog patogesnis (motyvacinė galimybė), svarbu užtikrinti nenutrūkstamą funkcijų vykdymą. Tokios CRM sistemos funkcijos kaip kontaktų duomenų bazė, pardavimų planavimas, pardavimų operacijos, sutarčių registras ir kitos leidžia pilnai atlikti savo užduotis net ir neatvykus į darbo vietą.

Nenaudojant CRM sistemos darbuotojui reikėtų specialaus pasiruošimo darbui iš namų. Tai sudaro laiko sąnaudas, be to, jei kopijuojami ir perkeliami duomenys, visada kyla grėsmė jų saugumui. Tuo tarpu CRM programa leidžia pasiekti visą reikalingą informaciją bet kuriuo metu be jokių išankstinių paruošiamųjų darbų ir iš bet kurios vietos.

Kitas svarbus privalumas yra efektyvus darbas komandoje. CRM funkcijos leidžia integruoti visos komandos veiksmus siekiant bendro tikslo. Pavyzdžiui, tokia kasdien naudojama funkcija kaip sutarčių registras leidžia užtikrinti tinkamą dokumentų archyvavimą ir terminų kontrolę, o be sistemos čia įsivyrautų netvarka, būtų padaroma daugiau klaidų.

CRM sistema taip pat naudinga ir tuomet, kai nuotolinio darbo reikalauja pats darbo profilis. Pavyzdžiui, jei darbuotojai gali suteikti paslaugą tik nuvykę pas klientą. Tai patogus įrankis efektyviai planuoti maršrutus ir suteikti greičiausią įmanomą aptarnavimą savo klientams optimaliai paskirstant turimus išteklius. Tradiciniai metodai čia pralaimi: gavus naują užsakymą jį tereikia įterpti į jau suplanuotą darbų planą CRM sistemoje, o jei tokia sistema nėra naudojama, prireiks ne vieno pokalbio telefonu, elektroninių laiškų su kontaktais ir kitų papildomų veiksmų.