Kaip sukurti tobulą CRM sistemos duomenų įrašą?

Norite kuo efektyviau išnaudoti savo CRM sistemą? Jos veiksmingumą lemia duomenys ir tai jokia naujiena, tačiau ar tikrai žinote, kaip sukurti tobulą duomenų įrašą ir į ką verta atkreipti dėmesį? Pateikiame keletą patarimų, kurie padės suformuoti pagrindus kokybiškiems duomenims.

Kas yra CRM sistemos duomenys?

Atkreipkite dėmesį, kad kiekvieno verslo atveju duomenys yra skirtingi ir individualūs. Dėl to svarbu suvokti, kokie duomenys yra svarbiausi. Pardavimai, rinkodara, demografinė informacija – duomenys yra tarsi žemėlapis, kuriame atsispindi klientų kelionė iki jūsų verslo produkto: prekių ar paslaugų.

Visus duomenis įvertinti gali būti sudėtinga, tad pradėkite nuo to, kas svarbiausia ir atneša daugiausiai pajamų. Vienu atveju tai gali būti mokama reklama paieškos sistemose, o kitu asmeninės rekomendacijos – kokybiški duomenys turi aiškiai parodyti, kaip klientai suranda jūsų verslą. Taigi, trumpai tariant, CRM sistemos duomenys yra informacija apie vartotojus ir jų pasirinkimus.

Duomenų įrašo dedamosios

Iš ko susideda vienas duomenų įrašas, lemia įvairios aplinkybės. Visų pirma, daug įtakos turi ir pats produktas arba paslauga, be to, svarbu ir kuriam skyriui duomenys yra skirti – pavyzdžiui, rinkodaros ir pardavimų skyriams reikalingi duomenys skiriasi. Kaip nuspėti, kokius duomenis rinkti verta, o kokie tik sudarys papildomas laiko sąnaudas dirbant su CRM sistema? Pateiksime keletą paprastų taisyklių.

Visų pirma, vadovai neturėtų priimti sprendimo vienašališkai, o ir daugiau ne visada yra geriau. Pernelyg išsamių duomenų rinkimas vargina darbuotojus, nes sudaro papildomą darbo krūvį, be to, pailgėja ir bendravimo su klientais laikas, o tai gali neigiamai paveikti įmonės įvaizdį ar pardavimus – egzistuoja ta riba, kai perdėtas domėjimasis vartotoją ima erzinti. Pasitarkite su skirtingų skyrių darbuotojais, kokie duomenys yra būtini ir suskirstykite juos į būtinus ir papildomus.

Žinoma, visada yra reikalingi pagrindiniai duomenys: vardas ir pavardė arba įmonės pavadinimas, kontaktas (el. pašto adresas, telefonas ar kt.), pirkimų duomenys, būsena (esamas ar potencialus klientas).

Taip pat nepamirškite, kad renkant ir tvarkant duomenis reikia laikytis teisės aktų reikalavimų. Visada gaukite klientų sutikimą ir atsakingai elkitės su duomenimis.

CRM sistemos duomenų įrašo kūrimas

Šiuolaikinės CRM sistemos yra lanksčios ir universaliai pritaikomos, todėl duomenų bazę galite susikurti tokią, kokios reikia. Svarbu laikytis nuoseklumo ir logikos – tik taip duomenis bus galima panaudoti pasiekiant maksimalų efektyvumą ir per trumpiausią laiką. Atkreipkite dėmesį į skyrių darbą: jei jiems reikalingi skirtingi duomenys, vadinasi reikia tikslingai parinkti laukus duomenims, kad tinkamai veiktų filtrai. Kai kurios įmonės į vieną lauką vedą kelių tipų informaciją ir taip užkerta kelią duomenų apdorojimui. Kitaip sakant, jei norite aiškiai „kalbančių“ ataskaitų, visus duomenis turėtumėte standartizuoti ir paversti skaičiuojamais vienetais.

Pavyzdžiui, dažna klaida yra didelis tekstinės informacijos kiekis. Į vieną lauką galima suvesti informaciją apie kliento pirkimus ir galvoti, kad tai jog jis yra klientas – jau savaime aišku. Galbūt ir aišku, kai nagrinėjate konkretų įrašą, tačiau sistema to tikrai nesupras. Norint suskaičiuoti klientus ar suskaidyti duomenų bazę į klientus, buvusius klientus ir potencialius klientus yra būtinas atskiras laukas su šia standartizuota informacija.

Jei iš karto nustatysite taisykles ir visi darbuotojai dirbdami su CRM sistema jų laikysis, duomenys bus labiau standartizuoti, o tai reiškia greitą ir lengvą analizę įvairiais pjūviais.

Ar CRM sistemos duomenis reikia prižiūrėti?

Duomenų bazės priežiūra yra viena sudėtingiausių užduočių. Vis dėlto norint gauti patikimus rezultatus ir visada aktualią informaciją, tokia priežiūra yra būtina. Duomenys ne tik keičiasi, bet ir sensta – praranda aktualumą. Dėl šios priežasties duomenų bazę reikia nuolat tobulinti ir prižiūrėti.

Priežiūros procesas dalinai vyksta savaime. Pavyzdžiui, jei dalyvaujate mugėje, galite rinkti naujų potencialių klientų kontaktus arba pardavimų skyrius, atlikdamas šiltus skambučius, atnaujina klientų būseną. Vis dėlto kai kurie įrašai lieka niekada neatnaujinami ir jų kaupti tikrai neverta, todėl periodiškai yra būtinas duomenų bazės valymas.

Informacijos aktualizavimas CRM sistemos duomenų bazėje bus lengvesnis, jei jam skirsite laiko nuolat. Pavyzdžiui, sekant duomenų įrašo atnaujinimo datą, lengvai galima atfiltruoti duomenis, kurie nebuvo naujinami ar naudojami metus laiko ir juos tvarkingai archyvuoti pašalinant iš bendros duomenų bazės. Svarbu prisiminti, kad kuo naujesni, aktualesni ir tikslesni yra duomenys CRM sistemos duomenų bazėje, tuo aiškesnes ataskaitas gausite ir tuo tikslesnius sprendimus galėsite priimti.

Apibendrinant, tobulas CRM sistemos duomenų įrašas – tai išsami ir aktuali struktūrizuota informacija, kuri yra periodiškai atnaujinama. Tik tokie duomenų įrašai gali leisti pateikti tikslias ir pagrįstas prognozes ir padaryti savalaikes išvadas.